OPUS-metoden
OPUS-metoden innehåller tre processer - analys, idéarbete och åtgärdsarbete.
Genom dessa tre processer samarbetar OPUS-konsulten med den sk OPUS-gruppen i ett förbättringsarbete som kopplar ihop den externa analysen med företagets interna verklighet. Det inramade avsnittet i modellen för förbättringsarbetet, placerar in det aktuella projektet i en större helhet av kundorientering.
OPUS-gruppen
Tillsammans med uppdragsgivaren sätter OPUS samman en grupp bestående av personer som har kunskap och befogenheter att ta beslut inom området för projektet. Den här gruppen kallas för OPUS-gruppen. OPUS-gruppen enas om projektets målgrupper och vilka områden som skall omfattas och förbättras. OPUS-gruppen sätter vidare upp detaljerade mål för projektet och styr riktning och fokus under projektets gång.
Analys
Analysen ger svar på vilka problem kunder upplever i kontakten med företaget, eller vilka interna hinder medarbetarna upplever för att uppnå företagets mål. OPUS inriktar sig på problem och hinder p g a att om man bara frågar människor om deras behov tenderar de att svara slätstruket och generellt. Om man däremot frågor om de problem och hinder de upplever är de mycket mer specifika och fokuserade och talar på så sätt om vad som är viktigt att utveckla och förbättra.
Kvalitativa fasen
När beslut har tagits på projektets inriktning, mål och målgrupper bjuds ca 12-16 personer från varje målgrupp in till gruppsamtal. Under dessa samtal används tekniken "painstorming" för att ta reda på önskemål, problem och hinder inom de delområden projektet omfattar. I det här stadiet värderas inte åsikter och påståenden. Målet är istället att få ett så täckande material som möjligt, vilket sedan utgör underlag för den kvantitativa värderingen i nästa steg. OPUS-gruppen har här möjlighet att stryka och lägga till problem och hinder. Problemen kopplas till 10-20 behov som ingår i en Kvalitetsbarometer. Genom att dessa tekniker kopplas ihop ger de ett konkret åtgärdsunderlag för ett så effektivt förbättringsarbete som möjligt.
Kvantitativa fasen
För att få en kvantitativ värdering av aktuella påståenden samt ett resultat av Kvalitetsbarometern använder OPUS en unik intervjuteknik som är enklare och roligare än traditionella frågeformulär. Vi använder en box där intervjupersonerna sorterar påståenden i fack; Instämmer helt, Instämmer delvis, Instämmer inte alls eller Har ingen uppfattning.
OPUS-boxen tar bara ca 20 minuter att lägga och har en svarsfrekvens på upp till 90%, vilket är mycket högre än de flesta andra intervjumetoder. I de flesta projekt skickas ca 50 boxar ut till varje målgrupp. Detta antal kan dock variera beroende på projektets art och målgruppens storlek.
Det är viktigt att komma ihåg att OPUS-metodens syfte inte är att i första hand ange en exakt procentuell siffra som visar intervjudeltagarnas åsikt. Syftet är istället att prioritera vilka förbättringsområden, åtgärder respektive strategier som har bäst förutsättningar att öka företagets lönsamhet och konkurrenskraft respektive medarbetarnas effektivitet och motivation. Om projektets syfte istället är att med statistisk säkerhet mäta "nöjdheten" med hjälp av Kvalitetsbarometern genomförs ett större antal intervjuer.
Idéarbete
Idéarbetet som följer på analysen genererar lösningar på nyckelfrågor. Genom att uppmuntra kreativitet och nya idéer skapas ett öppet och positivt klimat där medarbetare ges möjlighet att föra fram tankar och idéer på hur problem och hinder skall lösas. Delaktighet skapar också stark motivation och engagemang, vilket gör det möjligt att genomföra förändringar på ett effektivt och snabbt sätt i hela organisationen.
För att stimulera den kreativitet som finns hos företagets medarbetare används olika idétekniker. Idémöten, idéguider och idékuvert är exempel på dessa tekniker. Ibland används OPUS-Idébox för att låta ett större antal medarbetare rangordna och värdera de idéer som kommit fram. Det visar vilka idéer som kommer att ge bäst resultat och har störst chans att bli genomförda fullt ut. OPUS-gruppens uppgift under processen är att uppmuntra kreativa idéer och omvandla unika idéer med hög kvalitet till verkliga förbättringar.
Åtgärdsarbete
I åtgärdsarbetet genomförs beslutade åtgärder. Några självklara lösningar på problem kanske redan har genomförts under projektets gång. För att arbeta med större förändringar skapar OPUS-gruppen mindre arbetsgrupper som tar ansvar för olika områden och tar vara på de bästa idéerna från idéarbetet. De utvecklar idéerna till färdiga förslag som de presenterar för hela OPUS-gruppen. OPUS-gruppen tar sedan beslut om vilka förslag som skall genomföras och sätter upp en tidsplan. Ibland används OPUS-boxen för att identifiera och arbeta med interna hinder för att genomföra beslutade åtgärder.
Genom att OPUS redan från projektets start betonar målstyrning och delaktighet har företaget en hög potential att själva driva arbetet och genomföra beslutade åtgärder snabbt och effektivt. OPUS-konsulten håller projektet på spåret, ser till att fokus finns kvar på viktiga problem och följer tillsammans med företaget upp genomförda åtgärder. En nyckelfaktor för alla framgångsrika förbättringsprojekt är att behålla den drivande kraften. OPUS ger därför kontinuerligt stöd och uppföljning av varje process.
| Opus International Business Consulting AB l Tel: 08-21 81 10 l Fax: 08-21 81 99 l Mobil: 0709-901 937 l info@opusinternational.se |